La GED Novaxel pour gagner du temps

La Gestion Electronique de Documents : la solution NOVAXEL

La vraie richesse d'une entreprise n'est pas l'information qu'elle possède mais celle qu'elle partage !

Novaxel est la solution Paperless par excellence. Plus de 200 000 utilisateurs répartis dans 20 000 entreprises l'utilisent au quotidien pour consulter, conserver ou partager toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de leurs missions.
Avec Novaxel, de nombreuses entreprises de croissance et grands réseaux professionnels se sont projetés dans une nouvelle dimension de performance et de confort au travail : No paper, no stress !

Novaxel offre à tous ses utilisateurs un accès multi-canal à leurs dossiers de travail, quelque soient la nature et l'origine des documents qui les composent. Il permet une consultation en local, à distance, en mode web, sur tablette ou sur Smartphone. Il se décline en modules personnalisables, adaptés aux métiers ou aux différentes fonctions présentes dans l'entreprise.

L'intelligence de Novaxel réside dans un système de GED puissant et accessible à tous. En 1 mot intuitif.
Orienté Utilisateur, son interface visuelle reproduit un schéma intemporel : Armoire, Rayon, Classeur, Dossier.

Novaxel agît en profondeur sur l'organisation des entreprises.
Chacun travaille en prise directe avec son environnement et c'est l'ensemble de l'entreprise qui est impacté :

  • magie de l'information disponible sur l'instant
  • démarches qualités appliquées par tous
  • sécurité et fluidité renforcées des circuits d'information
  • harmonie et communication entre les collaborateurs, même délocalisés
  • réactivité et productivité au service du client
  • optimisation et qualité de vie (économie de place, mobilité)
  • économies et préservation des ressources naturelles.

Depuis 1994 , Novaxel a fait la preuve de son expertise dans plus de 100 secteurs d'activité. Problématiques fonctionnelles (langage script), environnements logiciels de gestion, architectures (VM, SaaS)... Il est universel et fait naître de nouveaux gisements de productivité dans toutes les organisations.
Il est aujourd'hui le système recommandé par les plus grands réseaux de distribution professionnelle (Ricoh, Sage...)

www.novaxel.com

--------------------------- Définition et avantages de la GED ------------------------------------

Voir une autre définition sur Wikipedia 

La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.

Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire. Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble donc être une alternative pertinente. Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et performant.

La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :

La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :

  • la création (selon des droits d’approbation définis),
  • l’archivage et le stockage,
  • le classement (constitution de dossiers),
  • l’indexation (association d’informations ou « attributs »),
  • la recherche et la restitution,
  • le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages).

Les avantages d’une GED

La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet de :

  • rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail ;
  • limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données ;
  • rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation ;
  • éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour ;
  • sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ;
  • favoriser la sauvegarde des documents sensibles.

La GED au service des démarches ISO (qualité, sécurité et/ou environnement)

Dans la cadre de la maîtrise documentaire attendue par la norme ISO 9001 (chapitres 4.2.3 / 4.2.4), l’entreprise doit définir et respecter les modalités d’élaboration, de codification, de diffusion, de gestion des versions périmés des documents ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des enregistrements.

Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu’il est difficile de tenir à jour. La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer ces aspects de manière automatique dès lors que les règles ont été définies et paramétrées.

Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui permet de réduire les consommations papier / encre, grâce à la dématérialisation.

La GED Novaxel pour gagner du temps

Rédigé par Fédération Française des Métiers de l'Assistanat et du Secrétariat

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