Qu'est-ce qu'un(e) assistant(e) ?

La FFMAS reprend un article dont l'auteur souhaite rester anonyme pour décrire le métier d'assistant(e) de direction. Bonne lecture.

Qu’est-ce qu’un assistant ?

Assistant de Direction, Assistant de Manager, Assistant Juridique, Assistant Commercial, Assistant RH, Assistant Qualité, Assistant Développement, Executive Assistant, Office-Manager, Secrétaire, etc., autant d'appellations pour autant de profils et de missions diversifiées, plus ou moins spécialisées, s'exerçant dans des domaines variés mais un cœur de métier commun à toutes ces fonctions.

Le métier d'assistant est par essence un métier transversal que l'on retrouve dans tous les secteurs d'activité (industrie, juridique, fonction publique, informatique, services, etc.) et sur tous les territoires. On estime à 800.000, en France, le nombre de professionnels actifs exerçant le métier d’assistant ou secrétaire.

Quelles sont les missions d’un assistant ?

Généralement, un assistant assiste un ou plusieurs managers dans l'exercice de (ses) leurs fonctions. Son activité dépend de l'activité des managers ou du service auquel il est rattaché. Il travaille donc en binôme (plus rare) ou en équipe (plus courant).

Ordinairement, l'assistant assure le "back-office", c'est à dire, une partie de la gestion administrative.

Au cœur de l'information

Il s'assure de recevoir, archiver, transmettre les informations provenant de l'extérieur comme de l'intérieur de l'entreprise et met tout en œuvre pour que ces informations (courriers, emails, dossiers, presse, statistiques, notes de service, etc.) soient intégrées par ses managers. Il s’assure qu’elles sont prises en compte et accessibles par les équipes. Il peut s'agir tout simplement de la gestion quotidienne des courriers reçus et envoyés mais il peut aussi, par exemple, s'agir de réaliser des veilles sur des thèmes qui intéressent le service et apportent une plus-value à l'activité des managers (par exemple, un assistant commercial pourra réaliser une veille concurrentielle quotidienne, la synthétiser, l'archiver et la mettre à la disposition de ses managers commerciaux, ce qui contribuera à un meilleur niveau d'information qui contribuera à une prise de décision efficace).

Sur ce point comme sur toutes les facettes de son métier, l’assistant vise l’efficacité, la performance et contribue à la compétitivité de son organisation. C’est pourquoi il doit être lui-même méticuleux, organisé, savoir gérer les priorités et savoir gérer son temps.

Vitrine de l'entreprise

L'assistant est communément décrit comme "la vitrine de l'entreprise". Il est souvent le premier contact pour une personne de l'extérieur : il reçoit et filtre les appels, informe les interlocuteurs, répond aux emails, il assure l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, il facilite les relations et les échanges entre son service et le monde extérieur. Il doit avoir un excellent relationnel, prendre en considération chaque interlocuteur et chaque demande, savoir traiter les sollicitations en toute confidentialité et savoir "sourire" au téléphone. Il a un rôle important de "hub" et doit savoir orienter, informer et connecter, les personnes entre elles.

On parle beaucoup du rôle qu'il joue dans les relations entre l’entreprise et son environnement extérieur mais on insiste trop rarement sur le rôle essentiel qu'il joue en interne dans les relations intra-services (entre les équipes de la même entreprise). Il est en interne un facteur de cohésion et un facilitateur de la circulation des informations. Tout comme il le fait vers l'extérieur, il doit attacher de l'importance à ses qualités relationnelles pour renforcer la cohésion des équipes et assurer un service de qualité sans lequel les collaborateurs ne pourraient pas travailler ensemble.

L'organisateur

A l'interne comme à l'externe, l'assistant assure l’organisation des activités (par exemple : la gestion des agendas, le suivi d’un projet), il prend et organise les rendez-vous et organise les déplacements, les réunions. Il s'assure que ses managers et leurs collaborateurs auront tous les éléments pour mener à bien leurs activités (horaires, déplacements, transports, hôtels, restaurants, salles, lieu, matériel de visio-conférence, dossiers, etc.). L'assistant est avant tout un organisateur capable de suivre et d'anticiper dans les détails tout évènement complexe ou simple. Dans ces activités d’organisation, la rigueur et le sens des priorités sont essentiels.

Le facilitateur des technologies

Doué de compétences bureautiques de haut niveau, l'assistant maîtrise évidemment sur le bout des doigts les outils de traitement de texte, de présentation, les tableurs, de messageries, etc., pour être en mesure d'apporter un support efficace à son équipe ou à son manager.

L'assistant doit aussi maîtriser ou du moins s'intéresser aux outils issus des nouvelles technologies (réseaux sociaux, Internet, logiciels internes de gestion des données, logiciels internes de type SAP, CRM ou PeopleSoft, conférences téléphoniques, visio-conférences, web-conférences, etc.). Il doit être le facilitateur de ces nouvelles technologies et avoir toujours une "longueur d'avance" afin de permettre à son équipe un appui dans leur implémentation. Il n'est pas rare que l'assistant soit préconisateur de l'installation d'un nouvel outil dans l'entreprise.

Le maître du langage

L'assistant a un très bon niveau d'expression écrite et orale et maîtrise parfaitement l'orthographe et a un bon niveau de langage professionnel. Les entreprises évoluant dans un contexte multiculturel et international, il est préférable pour un assistant de maîtriser au minimum les rudiments des langues étrangères. Généralement, il lui est demandé de savoir mener une conversation simple en anglais et de savoir répondre simplement à un email.

L'assistant pro-actif

L'assistant est pro-actif et ne reste pas sur ses acquis, il utilise les ressorts des réseaux (réseaux d'assistants) pour se co-former en échangeant, partageant avec ses confrères et consœurs. De plus, il cherche constamment à acquérir de nouvelles compétences et cultive sa curiosité. Il s'informe du contexte économique de l'activité de l'entreprise pour laquelle il travaille, il s'intéresse aux évolutions de son métier et cherche à les anticiper. Il a à sa disposition en premier lieu sa curiosité, assouvie en partie par Internet, les sites spécialisés en anglais ou dans sa langue maternelle. Il n'hésite pas à demander et à suivre les formations qui lui sont accessibles. L'assistant d'aujourd'hui sait qu'il peut évoluer s'il évolue d'abord dans sa tête.

L'assistant idéal, ça peut être vous, il vous suffit de le vouloir, de rester curieux et pro-actif et de toujours croire en vous. Vous serez l'assistant que vous aurez construit.

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